Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

image

Приветствую, дорогие коллеги! Почти два года назад я написал очень полезный, на мой взгляд, пост «Программы для копирайтинга: рассмотрение основных функций и настройка (word)». В нем я рассказал о возможностях программы Word 2010, которые могут существенно упростить работу копирайтера. Эту статью про оформление текста можно считать продолжением того поста. Главная ее задача – сообщить о процессе создания красивой статьи с правильным форматированием, которую можно смело отправлять заказчику или сразу публиковать на сайте. И да, снова будет видео. Короткое и информативное.

Главное правило оформления текста в Word

Каждый копирайтер украшает свою работу по-своему. Но все они (по крайней мере, серьезные специалисты) придерживаются этого правила.

Из текста нужно удалить лишние пробелы!

Размер шрифта, заголовки, стили – важно. Отсутствие двойных и тройных пробелов – необходимо. Это даже не признак профессионализма копирайтера. Это элементарное уважение по отношению к заказчику.

Как избавиться от лишних пробелов можно узнать из этой статьи, о которой упоминал выше, или из видео в самом конце поста.

Проблема с пробелами решена. Что дальше?

Подберите подходящий шрифт, который удобно читать и который хорошо смотрится. Думаю, невозможно создать красивое оформление текста в Word, используя стандартный шрифт Calibri.

Мне нравится Times New Roman. Некоторые издательства принимают тексты, написанные только этим шрифтом. Он читабельный, серьезный, привычный. Вот только…

Вот только есть вероятность, что некоторым заказчикам (да и копирайтерам) он слегка надоел. Есть другие читабельные шрифты, которые считаются эффективными – Arial, Tahoma, Verdana.

Важно! Не стоит быть слишком оригинальным и писать текст каким-то уникальным шрифтом, который вы отыскали в Интернете. Вряд ли такой шрифт будет установлен на компьютере заказчика. Microsoft Word просто заменит его на стандартный. Даже если его и увидит заказчик, текст может показаться слишком сложным для восприятия или произвести совершенно не то впечатление, на которое вы рассчитывали.

Теперь текст нужно правильно выровнять

По умолчанию ваш текст выравнивается по левому краю. Многие знатоки написания рекламных текстов советуют только такой вариант. Все дело в том, что выравнивать свои рекламные послания по левому краю советовал еще Огилви. Он опирался на серьезные исследования в этой области.

Все же не стоит забывать, что книги великого копирайтера написаны до изобретения Microsoft Word.

Я советую шагать в ногу со временем и спокойно выравнивать свои тексты по ширине. Сделать это можно с помощью комбинации клавиш Ctrl + J, или нажав на соответствующий значок в во вкладке «Главная», группе «Абзац». Скриншот чуть ниже и видео в самом низу вам в помощь.

image

Использование стилей при правильном форматировании текста в Word

Многие райтеры вообще не используют стили. А зря. И вот почему.

  1. На создание стилей, которые вам нравятся, можно потратить буквально несколько минут. Зато потом ими можно пользоваться сотни и тысячи раз.
  2. Когда вы форматируете текст в Word 2010 c помощью стилей, его можно сразу копировать на сайт и не тратить время на оформление в админке. В скопированной статье уже будут все необходимые теги. При условии, что вы работаете с CMS WordPress или MODX. Возможно, форматирование Ворда сохраняют и другие системы управление сайтом. Не знаю. Больше всего я работал с WordPress и MODX. В них я уверен.
  3. Это еще один плюс к вашему профессионализму. Не все заказчики оценят. Но найдутся те, кто заметит и скажет спасибо.

Напоминаю, что группа «Стили» тоже находится во вкладке «Главная». Можете попробовать разобраться сами, а можете посмотреть, как использую стили я. Опять-таки все есть и в видео внизу статьи, и в посте об основных настройках Word.

Интервалы до и после абзаца

Хорошо, когда текст на сайте – это не одна длинная сплошная колонка, а аккуратные абзацы, между которыми небольшое расстояние. Согласны? Статья так выглядит лучше и ее удобнее читать.

Почему бы не сделать текст, который вы отправляете заказчику, тоже более читабельным и симпатичным? Добавьте в свою работу интервалы перед абзацем и после него. Снова используйте вкладку «Главная» и группу «Абзац».

Важный нюанс! Если вы красиво оформляете текст в Ворде с помощью интервалов, помните, что их нельзя перенести на сайт. Расстояние между абзацами проставляет «движок» ресурса. Его можно изменить лишь путем редактирования файла CSS. Интервалы, добавленные способом, который я описал выше, «видит» только Word.

Следующий этап правильного оформления текста в Ворде – добавление картинок

Умение поместить иллюстрацию в свою статью так, чтобы «ничего никуда не съехало» – важный навык для копирайтера. Обязательно научитесь это делать. Полезно и при написании текстов на заказ, и при оформлении портфолио. Детальная инструкция здесь и в видеоуроке в конце поста.

Не забудьте создать шаблон

Просто сохраните документ, где уже выставлен красивый читабельный шрифт, выравнивание, интервалы и созданы стили. Когда будете работать над новым заказом, не создавайте новый документ, а набирайте текст в этом шаблоне. Это сохранит довольно значительное количество времени. Плюс все ваши работы будут оформлены по одному образцу.

Теперь все по порядку

Итак, к вам поступил заказ. Вы набрали в текстовом редакторе Word текст. Можно его сразу отправить. Но гораздо лучше, если вначале вы:

  1. Удалите из текста лишние пробелы.
  2. Подберете подходящий шрифт.
  3. Красиво выровняете написанное.
  4. Оформите текст, используя стили.
  5. Добавите интервалы между абзацами.
  6. Украсите текст с помощью картинок.

Думаю, не стоит объяснять, что, когда у вас уже будет готовый шаблон, список манипуляций с текстом перед отправкой заказчику будет гораздо короче.

Пример того, как правильно оформлять текст (долгожданное видео)

Урок, который я обещал в самом начале статье. Все этапы оформления своей работы в текстовом редакторе. Рассказываю и показываю. Для тех, кто лучше воспринимает инструкции в видеоформате. Тем, кто хорошо разобрался во всем после прочтения статьи, тоже советую посмотреть. Видео во многом дополняет пост. Есть в нем и несколько нюансов, о которых не упомянул выше.

Как сделать документ Word только для чтения?

Для защиты документа Word вы можете сделать его доступным только для чтения и запретить вам или другим пользователям изменять его. В этой статье представлены три хитрых способа сделать документ Word доступным только для чтения.

Сделать документ Word только для чтения перед открытием

Сделайте открывающийся документ Word доступным только для чтения с помощью функции ограничения редактирования

Сделать открывающийся документ Word только для чтения с помощью команды «Сохранить как инструменты»

Просмотр и редактирование нескольких документов Word с вкладками в Firefox, Chrome, Internet Explore 10!

Возможно, вы знакомы с просмотром нескольких веб-страниц в Firefox / Chrome / IE и возможностью переключения между ними, легко щелкая соответствующие вкладки. Здесь вкладка Office поддерживает аналогичную обработку, которая позволяет просматривать несколько документов Word в одном окне Word и легко переключаться между ними, щелкая их вкладки. Нажмите, чтобы получить полную бесплатную пробную версию!

Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Word

Более 100 мощных расширенных функций для Word, сэкономьте 50% вашего времени.

Перенесите редактирование и просмотр с вкладками в Office (включая Word), гораздо более мощные, чем вкладки браузера.

Сделать документ Word только для чтения перед открытием

Вы можете легко сделать закрытый документ Word только для чтения, изменив его свойства. Пожалуйста, выполните следующие шаги для настройки:

1. Откройте папку, содержащую указанный документ Word, щелкните документ Word правой кнопкой мыши и выберите Свойства из контекстного меню. Смотрите скриншот:

2. В появившемся диалоговом окне «Свойства» установите флажок Только для чтения в нижней части этого диалогового окна и щелкните OK кнопка. Смотрите скриншот:

С этого момента документ Word будет открыт только в режиме чтения, как показано ниже:

Сделайте открывающийся документ Word доступным только для чтения с помощью функции ограничения редактирования

Если вам нужно сделать открывающийся документ Word для чтения только после редактирования, вы можете применить Ограничить редактирование функция, чтобы сделать это легко.

1. Нажмите Обзор > Ограничить редактирование , чтобы включить панель «Ограничить редактирование». Смотрите скриншот:

2. На панели «Ограничить редактирование» (1) проверить Разрешить в документе только этот тип редактирования вариант, (2) выберите Заполнение форм из раскрывающегося списка ниже, а затем (3) нажмите Да, начать усиление защиты кнопка. Смотрите левый снимок экрана:

3. В открывшемся диалоговом окне Start Enforcing Protection введите пароль в оба Введите новый пароль (необязательно) и Повторно введите пароль для подтверждения поля и щелкните OK кнопка. См. Снимок экрана ниже:

4. Закройте панель «Ограничить редактирование».

С этого момента весь документ доступен только для чтения, и любые пользователи не могут редактировать этот документ.

Внимание: Чтобы отключить режим просмотра только для чтения, пожалуйста (1) щелчок Обзор > Ограничить редактирование для включения панели ограничения редактирования, (2) Нажмите Остановить защиту и затем (3) введите указанный пароль в появившемся диалоговом окне «Снять защиту с документа». Смотрите скриншот:

Сделать открывающийся документ Word только для чтения с помощью команды «Сохранить как инструменты»

Помимо функции «Ограничить редактирование», вы также можете сделать открывающийся документ Word только для чтения, настроив в Word инструменты «Сохранить как». Пожалуйста, сделайте следующее:

1. Нажмите Отправьте > Сохранить как > Приложения.

2. В диалоговом окне «Сохранить как» нажмите Инструменты > Общие параметры. Смотрите скриншот:

3. В появившемся диалоговом окне «Общие параметры» установите флажок Рекомендуется только для чтения и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

4. Теперь вы вернетесь в диалоговое окно «Сохранить как», нажмите кнопку скидка прямо без указания папки назначения и имени файла.

Заметки: (1) Если ваш документ Word никогда раньше не сохранялся, вам необходимо указать папку назначения и имя файла в диалоговом окне «Сохранить как» как обычно. (2) Если появится диалоговое окно с предупреждением Microsoft Word, как показано на скриншоте ниже, нажмите Да кнопку, чтобы продолжить.

5. Закройте текущий документ Word.

Когда вы откроете документ Word позже, появится диалоговое окно с сообщением, что этот документ Word доступен только для чтения, как показано ниже:

Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word

Kutools For Word — Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени

  • Сложные и повторяющиеся операции можно производить разово за секунды.
  • Вставляйте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
  • Объединяйте и объединяйте несколько файлов Word из папок в одну в желаемом порядке.
  • Разделите текущий документ на отдельные документы в соответствии с заголовком, разрывом раздела или другими критериями.
  • Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и т. Д.

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Связанные статьи:

  • Как заблокировать текстовые поля в Word (100%)
  • Как поставить пароль на документ Word (64.3%)
  • Как использовать подстановочные символы и регулярные выражения при поиске и замене в Word (50%)
  • Как вставить музыкальный символ, ноты в Word (50%)
  • Как напечатать диапазон страниц документа Word из нескольких разделов (50%)
  • Как изменить место сохранения Microsoft Office по умолчанию в Windows 10 (RANDOM — 50%)

Вы научитесь сохранять весь документ целиком или его отдельные части. Все будет просто и без лишних заморочек. Так что давайте поскорее приступать к работе. Не могу не отметить, что помимо всего прочего, это еще и интересно. По крайней мере писать мне понравилось.

Приступим.

Часть документа без сторонних программ

Не вижу смысла нагружать свой компьютер сторонними программами, если вам всего-то и нужно, что из одного небольшого документа выдрать часть текста как сделать фотографию экрана рисунок или нечто еще. У вас уже есть все необходимые инструменты. Ни к чему конкретно сейчас тратить время на скачивание дополнительного программного обеспечения.

Я уже рассказывал. Именно этим мы сейчас и будем заниматься. Для начала откройте Word с текстом, из которого вы собираетесь извлекать информацию. Затем отыщите на клавиатуре кнопку PrtScreen и нажмите на нее. Ничего не произойдет. Не нужно тыкать по сто раз, одного будет вполне достаточно. Вы увидите все изменения, но чуть позже.

Теперь зайдите в меню «Пуск», откройте папку «Стандартные» и выберите Paint. Версия не имеет значения.

Теперь вам нужно вставить скопированное изображение. Для этой цели я использую сочетание клавиш, знакомое всем – Ctrl+V.

Воспользовавшись кнопкой «Обрезать» внутри программы, вы можете избавиться от лишних элементов. Не забывайте, что также Пэйнт позволяет рисовать на полученной фотографии, добавлять текст, выделять какие-то важные части и так далее.

Осталось только сохранить в Jpeg, чтобы картинка была в высоком разрешении и смотрелась идеально. Для этого переходим в меню «Файл». У меня он обозначен просто иконкой, затем нажимаем вкладку «Сохранить как» и определяемся с форматом.

Альтернативный вариант со скачиванием

Я уже писал о программах для создания скриншотов. Для этой цели подойдет и Яндекс Диск, если он у вас установлен, и Light Screenshot, обо всех них вы можете узнать из предыдущей статьи. У меня установлен Nimbus. Очень крутая штука, которая часто пригождается как в работе, как и личной жизни.

Читайте также:  Как в Camtasia Studio правильно сохранять записанное видео

Я уже молчу о том, насколько она полезна для автора статей в интернете. Если задумаетесь о том, чтобы стать хорошим копирайтером и получать на умении говорить и писать реальные деньги, у меня тоже есть для вас подходящий текстик.

Как часто я покупаю билеты в кино, для получения которых в реальности необходимо назвать код, скопировать часть переписки из Вконтакте, чтобы послать ее другу и так далее. Софт не такой уж бесполезный.

Эта утилита позволяет создавать скриншоты быстро и просто, а также их редактировать – замазывать лишнюю информацию, выделять выжные элементы, ставить стрелки и многое другое. Она даже позволяет снимать видео!

После скачивания, кнопка PrtSc совмещается с этой прогой, то есть вы нажимаете ее и открывается Нимбус. Это в идеале. У меня в PrtSc интегрирована утилита от Яндекс Диска. Он у меня установлен для других целей, а менять настройки просто лень, да и к другому сочетанию клавиш я уже давно привык. Создание у меня вызывается кнопкой Ctrl+F11. Возможно, у вас будет точно также.

Вы нажимаете это сочетание, экран немного затемняется, а курсор меняется на плюсик, который как бы вырезает необходимый элемент будь-то из Word или любой другой программы.

Очень важно, что для того, чтобы работать с вордом и другими не интернет-документами, вам понадобится скачать версию для ПК, а не на андроид и не расширение для браузера. Для вашего удобства я оставлю здесь ссылку на нужную вам страницу официального сайта [urlspan]nimbus.everhelper.me/nimbus-capture-windows.php[/urlspan].

Превращение документа целиком

Многие новички хотят превратить свой файл в настоящую книгу, какую можно скачать с Литрес или Озон. Все официальные документы, как правило, выглядят не в виде привычного ворда, а напоминают картинки. Тут-то и заключается путаница. На самом деле, формат этих «книг» не jpeg, а PDF, о нем вы можете почитать в одной из предыдущих моих статей.

Читайте также:  Отличный бесплатный фотохостинг VFL — без регистрации и смс

Выглядит это примерно вот так.

Вы можете превратить свой текст целиком в PDF при помощи онлайн сервиса smallpdf.com. Выберите нужный раздел – Word to PDF.

Затем перетащите в окно свой файл и нажмите готово. Дождись появления ссылки на скачивание.

Не так давно в smallpdf.com  появилась возможность редактировать документы. Вы можете удалить ненужные страницы и оставить только то, что необходимо. Уже после этого вы сможете превратить при помощи этого же ресурса свою «книгу» в Jpeg. Здесь есть функция – PDF to Jpeg.

Решаем сложные задачи

Самая большая проблема может возникнуть в том случае, если вам необходимо скопировать всю страницу целиком, то есть не просто сделать фотографию экрана, а со скроллинком (прокруткой). Один из способов решения задачи я уже описал в предыдущей главе. Будет немного сложно, в том плане, что вам придется аж два раза меня формат, но не думаю, что такая потребность у вас возникает часто, так что, в принципе, можно и потерпеть. Ну, это мое мнение.

Есть и еще один способ как решить вашу проблему. Воспользуйтесь Paint, Nimbus или любой другой программой для создания скриншотов, а затем при помощи фотошопа объедините две картинки в одну. Вам пригодится статья, которую я совсем недавно готовил для этого блога.

Можно воспользоваться программой Picpick. В личных целях ее можно использовать бесплатно. У вас не будет возможности обратиться в техническую поддержку или обновить софт, но, думаю, что с такими «недостатками» можно смириться. В качестве бонуса вы получите еще и линейку, транспортир, пипетку (все это имеется в этой утилите), а также сможете насладиться презабавными звуковыми эффектами.

Ну и напоследок, мне осталось сказать вам лишь о том, что работать на компьютере можно в разы быстрее. Чтобы узнать множество полезных советов на эту тему, воспользуйтесь курсом «Секрет продуктивной работы за компьютером» от Евгения Попова.

Не забывайте также подписываться на рассылку моего блога и группу Start-Luck Вконтакте, чтобы быть в курсе самых последних новостей и простых решениях сложных задач. До новых встреч.

Вставка новой страницы в ворде

image

Самый простой способ – это установить курсор в конце или в начале документа и нажать, и удерживать на клавиатуре кнопку «Enter» до тех пор, пока не появится новая страница. Но это не всегда удобно и неправильно. А правильно это делается иначе.

Вариант 1: Вставка пустой страницы

Добавить новую страницу в ворде можно при помощи инструмента вставки, который находится на ленте во вкладке «Вставка».

  1. Устанавливаем курсор мыши, там, где мы хотим создать новую страницу.
  2. Переходим на вкладку «Вставка», открываем блок «Страницы» и выбираем иконку «Пустая страница».

Вариант 2: Вставка в разрыв страницы

Так же добавить новую страницу можно еще быстрее при помощи разрыва страницы.

  1. Устанавливаем курсор мыши в начале или в конце текста и жмем одновременно две клавиши на клавиатуре «Ctrl + Enter».

Этот же разрыв страницы можно добавить и другим способом:

Открываем вкладку «Вставка», открываем блок «Страницы» и выбираем иконку «Разрыв страницы».

Видео «Как добавить новую страницу в ворде»

Другие статьи о работе в Ворде

Понравилась статья — нажмите на кнопки:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий