Как создать списки в Word 2007, 2010, 2013: маркированный, нумерованный, многоуровневый

Я чуть ранее писал о текстовом поле со списком вот тут. Обещал также, что как только выясню особенности создания текстовых полей со списками в Word, обновить тот пост. Однако, я не буду этого делать, а напишу этот вот пост отдельно. Сейчас поймете почему. Итак, оказывается:

  1. Word не желает нормально работать с текстовыми полями со списками из Writer (неудивительно впрочем).
  2. В самом Word есть несколько типов полей со списками, я насчитал ТРИ.
  3. Нормальный  (читай, нужный мне) эффект даёт одна кнопка из трёх.

Итак, скриншотики с комментариями ниже: Перво наперво, в Word по умолчанию почему-то скрыта вкладка «Разработчик», в которой все и делается: image Вот она, крайняя справа. Активируется она в настройках офиса от микрософта. К чему такая «забота» о пользователях — непонятно. Теперь та самая кнопка, которая сделает нам хорошо в плане добавления поля со списком заподлицо с текстом: image Вот она подсвечена. Ставим курсор в нужное место в тексте, нажимаем на волшебную кнопку, получаем вот такую штуку: А вот диалог «Свойства», который вызывается, внезапно, кнопкой «Свойства», в котором происходит наполнение списка желаемым текстом: Жмём кнопку «Добавить», добавляем нужный текст, жмём кнопку «ОК». Повторить столько раз, сколько вариантов вам требуется. Закрываем диалог, нажатием на «ОК» в нижней части диалога. И вот так в итоге получается вид поля в документе: Выбираете нужный вариант и он заменяет собой предыдущий. Строка текста соответственно вставленному варианту раздвинется или сожмется. Разрывов не будет. Всё шоколадно. Текст и текст, не отличишь от соседнего. Кстати, в таком поле после выбора варианта можно изменить ваш текст в поле вручную! И он таки останется до следующей замены. Теперь по поводу ещё вставки полей, те самые три кнопки из ларца, одинаковы с лица: Верхняя кнопка — это та самая нужная нам кнопка по вставке удобных, современных, стильных, модных, молодёжных полей. Кнопка в середине — это как раз текстовое поле, аналогичное по своему внешнему виду и функциям таковому во Writer, однако его работа вызвала у меня удивление…ну, оно не работало у меня просто. Нижняя кнопка вставляет поле со списком, однако оно выглядит чужеродно, как элемент управления на форме (собственно это он и есть, да), а не как составная часть текста. Зачем так сделано? Возможно, ну я надеюсь, что кто-то этим пользуется.

Маркеры структурируют текст, облегчают задачу восприятия. С маркированным списком материал становится визуально легче для прочтения. Как сделать маркированный список в Ворде?

Содержание

  1. 1 Как создать маркированный список?
    1. 1.1 Видео — Делаем маркированный список в Microsoft Word
  2. 2 Создание маркированного списка в автоматическом режиме
  3. 3 Как создать нумерованный список?
  4. 4 Создание нумерованного списка в автоматическом режиме
  5. 5 Многоуровневый список: способы создания
  6. 6 Как сделать список из готового текста?
  7. 7 Сортировка списков в Word
    1. 7.1 Видео — Как сделать маркированный, нумерованный и многоуровневый список в Ворде

Как сделать маркированный список в Ворде

Инструменты списков обычно находятся на общей панели инструментов в программе.

Начало работы с маркерами:

  1. Убедитесь, что курсор находится в начале строки.
  2. Нажмите кнопку «Маркеры».
  3. Чтобы продолжить перечисление, введите нужные данные в первом пункте и нажмите «Enter». Программа по умолчанию проставит следующий элемент списка.

Внешний вид маркеров можно менять в зависимости от стиля текста:

  1. Нажмите стрелку рядом с кнопкой «Маркеры».
  2. Выберите нужный символ из библиотеки.
  3. Если среди символов нет нужного, создайте свой стиль маркеров. Для этого ниже библиотеки нажмите кнопку «Определить новый маркер».
  4. Нажмите кнопку «Символ» или «Рисунок» и выберите элемент из выпавшего списка.

На заметку! Необязательно нажимать на все стили для выбора между ними. При наведении курсора на 1 из вариантов, он отражается на списке в режиме предварительного просмотра.

Для отмены функции список с последующим сохранением текста выделите всю информацию списка и зажмите кнопку «Маркеры» сортировка удалится, а информация останется.

Выделяем всю информацию списка и зажимаем кнопку «Маркеры»

После нажатия кнопки «Маркеры» останется только текст

Чтобы удалить список вместе с содержимым, выделите текст в списке и зажмите кнопку «Delete», после чего нажмите кнопку «Маркеры».

Выделяем текст, нажимаем кнопку «Delete»

Важно! Перечисленные действия возможны в программе, установленной на операционной системе Windows.

Создание списка в программе на Mac требует другого алгоритма действий:

  1. Поставьте курсор в начале строчки.
  2. В разделе «Главная» нажмите на стрелку рядом с маркерами.
  3. Найдите нужный стиль и начните работу.

Форматирование перечня также предполагает возможность изменения расстояния между элементами списка.

  1. Выделите все пункты списка.
  2. На панели инструментов выберите «Абзац».
  3. Во вкладке «Отступы и интервалы» всплывшего окна выберите значение интервалов из стандартных или введите необходимые параметры.

На заметку! Кроме того, увеличить отступ можно сняв флажок в графе «Не добавлять интервал между абзацами одного стиля» в этой же вкладке.

Снимаем флажок с пункта «Не добавлять интервал между абзацами одного стиля», нажимаем «ОК»

Читайте также подробную информацию в новой статье — «Как работать в Word для начинающих».

Автоматическая функция маркирования упрощает задачу писателю, экономит время на выполнение лишних действий.

Настройка включения/выключения автоматической функции:

  1. Нажмите кнопку «Файл» и выберите параметры. В версии Word 2007 года вместо «Файл» находится кнопка «Office».
  2. Во вкладке «Правописание» нажмите на «Параметры автозамены».
  3. Найдите раздел «Применять при вводе» и выберите стили маркированных списков.
  4. Подтвердите действие нажатием «ОК».

Для начала автоматического списка:

  1. Установите курсор на месте будущего списка.
  2. Поставьте пробел или звездочку.
  3. Нажмите пробел.

Единоразовая отмена функции возможна при нажатии выпадающей панели «Параметры автозамены».

Для пошагового перечисления действий, выделения важности, очередности вместо маркированного используется нумерованный список.

Работа с числовыми перечнями полностью повторяет оформление маркеров. Разница заключается только в кнопке, которая запускает данную функцию. Она называется «Нумерация» и находится справа от маркеров.

Ставим курсор вначале строки, нажимаем на кнопку «Нумерация»

Как изменить номер в списке:

  1. Нажмите на стрелку справа от «Нумерации».
  2. Выберите определение нового формата чисел.
  3. Измените настройки в нужной строке, после чего нажмите «ОК».

Важно! Внешний вид номеров (их цвет, шрифт, начертание) можно менять независимо от текста в списке. Для этого нужно нажать на одно из чисел, чтобы выделить все, и выбрать необходимые параметры на панели инструментов.

Настройка автоматического режима нумерованного списка аналогична работе с маркированным.

Для ввода числового перечня:

  1. Поставьте курсор в начале строки.
  2. Установите 1.
  3. Подтвердите действие пробелом.

Многоуровневый список позволяет разделить информацию по иерархии, разбить данные по категориям и подкатегориям.

Чтобы начать работу над многоуровневым перечислением, достаточно нажать стрелку справа от кнопки «Многоуровневый список» и выбрать нужный стиль маркеров или нумерации.

Щелкаем на стрелку рядом с кнопкой «Многоуровневый список»

В «Библиотеке списков» выбираем подходящий список

Одноуровневый перечень также можно разбить на несколько уровней:

  1. Правой кнопкой мыши выберите маркер или номер пункта, уровень которого нужно сменить.
  2. Нажмите стрелку возле кнопки «Маркер» или «Нумерация» в соответствии с типом обозначения.
  3. Нажмите на графу «Изменить уровень списка» и в выпавшем окне выберите новый стиль обозначения.

На заметку! Еще один вариант изменения уровня графы в списке – установить курсор в начале текста графы и нажать кнопку «Tab». Чем ниже уровень вам нужен, тем больше раз нужно нажимать данную кнопку. Чтобы вернуть необходимую графу на уровень выше, нажмите кнопку «Backspace».

В уже существующем списке из нескольких категорий легко сменить стиль обозначений:

  1. Щелкните по стрелке возле кнопки «Многоуровневый список».
  2. Из выпавшего меню выберите нужный стиль и нажмите на него.
  3. Если в библиотеке нет подходящего списка, можно создать свой, выбрав графу «Определить новый многоуровневый список». Во всплывшем окне выберите нужное значение для каждой категории.

На заметку! Примечательно, что в одном многоуровневом списке могут присутствовать как символы, так и числа.

Чем различаются схожие команды «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка»? Первая подходит для работы с единичными перечнями или в случаях, когда список точно не будет подвергаться изменениям. Вторая нужна для внесения правок в уже существующий стиль – это может отразиться на многоуровневых списках по всему документу.

Готовый текст при необходимости легко преобразовать в список:

  1. Убедитесь, что все элементы будущего перечня находятся на разных строках.
  2. Выделите строки с нужной информацией.
  3. Нажмите кнопку «Маркеры».

Работа со списком завершается двумя нажатиями кнопки «Enter».

Сортировка пунктов списка в алфавитном порядке упрощает задачу поиска нужной графы. Особенно, если список обширный, вроде оглавления или списка использованной литературы в научных материалах.

  1. Выделите все элементы перечня.
  2. Нажмите на кнопку «Сортировка» на панели инструментов.
  3. Во всплывшем окне введите параметры сортировки. В зависимости от того, каким образом должен быть представлен алфавит – в прямом или обратном порядке, выберите «по возрастанию» или «по убыванию».

Читайте также статью  — «Как сделать нумерацию страниц в Ворде с 3 страницы».

Как создать маркированный список?

Инструменты списков обычно находятся на общей панели инструментов в программе.

Начало работы с маркерами:

  1. Убедитесь, что курсор находится в начале строки.

    Ставим курсор в начале строки

  2. Нажмите кнопку «Маркеры».

    Нажимаем на кнопку «Маркеры»

  3. Чтобы продолжить перечисление, введите нужные данные в первом пункте и нажмите «Enter». Программа по умолчанию проставит следующий элемент списка.

    Вводим текст, нажимаем «Enter»

    Читайте также:  Простые советы: как войти в аккаунт «Гугл» на своем устройстве

    Программа по умолчанию проставит следующий элемент списка

Внешний вид маркеров можно менять в зависимости от стиля текста:

  1. Нажмите стрелку рядом с кнопкой «Маркеры».

    Нажимаем стрелку рядом с кнопкой «Маркеры»

  2. Выберите нужный символ из библиотеки.

    В разделе «Библиотека маркеров» выбираем нужный вид маркера, щелкаем по нему

  3. Если среди символов нет нужного, создайте свой стиль маркеров. Для этого ниже библиотеки нажмите кнопку «Определить новый маркер».

    Если маркеры из библиотеки не понравились, нажимаем на кнопку «Определить новый маркер»

  4. Нажмите кнопку «Символ» или «Рисунок» и выберите элемент из выпавшего списка.

    Нажимаем кнопки «Символ» или «Рисунок», выбираем нужный маркер, нажимаем «ОК»

На заметку! Необязательно нажимать на все стили для выбора между ними. При наведении курсора на 1 из вариантов, он отражается на списке в режиме предварительного просмотра.

Для отмены функции список с последующим сохранением текста выделите всю информацию списка и зажмите кнопку «Маркеры» сортировка удалится, а информация останется.

Выделяем всю информацию списка и зажимаем кнопку «Маркеры»

После нажатия кнопки «Маркеры» останется только текст

Чтобы удалить список вместе с содержимым, выделите текст в списке и зажмите кнопку «Delete», после чего нажмите кнопку «Маркеры».

Выделяем текст, нажимаем кнопку «Delete»

Важно! Перечисленные действия возможны в программе, установленной на операционной системе Windows.

Создание списка в программе на Mac требует другого алгоритма действий:

  1. Поставьте курсор в начале строчки.

    Устанавливаем курсор вначале строчки

    Читайте также:  Для чего нужен Буфер обмена в Windows  и где он находится

  2. В разделе «Главная» нажмите на стрелку рядом с маркерами.

    В разделе «Главная» нажимаем на стрелку рядом с маркерами

  3. Найдите нужный стиль и начните работу.

    Выбираем нужный маркер, щелкаем на него

    Вводим текст, после каждой строчки нажимаем «Enter»

Форматирование перечня также предполагает возможность изменения расстояния между элементами списка.

  1. Выделите все пункты списка.

    Выделяем все пункты списка

  2. На панели инструментов выберите «Абзац».

    На панели инструментов в разделе «Абзац» щелкаем на стрелочку с дополнительным меню

  3. Во вкладке «Отступы и интервалы» всплывшего окна выберите значение интервалов из стандартных или введите необходимые параметры.

    Во вкладке «Отступы и интервалы» выставляем свои параметры или оставляем по умолчанию, нажимаем «ОК»

На заметку! Кроме того, увеличить отступ можно сняв флажок в графе «Не добавлять интервал между абзацами одного стиля» в этой же вкладке.

Снимаем флажок с пункта «Не добавлять интервал между абзацами одного стиля», нажимаем «ОК»

Видео — Делаем маркированный список в Microsoft Word

Создание маркированного списка в автоматическом режиме

Автоматическая функция маркирования упрощает задачу писателю, экономит время на выполнение лишних действий.

Настройка включения/выключения автоматической функции:

  1. Нажмите кнопку «Файл» и выберите параметры. В версии Word 2007 года вместо «Файл» находится кнопка «Office».

    Нажимаем на кнопку «Файл» или «Office», переходим в «Параметры Word»

  2. Во вкладке «Правописание» нажмите на «Параметры автозамены».

    Во вкладке «Правописание» нажимаем на «Параметры автозамены»

  3. Найдите раздел «Применять при вводе» и выберите стили маркированных списков.

    Находим раздел «Применять при вводе», ставим галочки на нужные параметры, нажимаем «ОК»

    Читайте также:  Инструкция по восстановлению IMEI на телефонах с процессорами MTK

  4. Подтвердите действие нажатием «ОК».

Для начала автоматического списка:

  1. Установите курсор на месте будущего списка. Ставим курсор в начале строки
  2. Поставьте пробел или звездочку.

    Ставим пробел или звездочку

  3. Нажмите пробел.

Как создать нумерованный список?

Для пошагового перечисления действий, выделения важности, очередности вместо маркированного используется нумерованный список.

Работа с числовыми перечнями полностью повторяет оформление маркеров. Разница заключается только в кнопке, которая запускает данную функцию. Она называется «Нумерация» и находится справа от маркеров.

Ставим курсор вначале строки, нажимаем на кнопку «Нумерация»

Как изменить номер в списке:

  1. Нажмите на стрелку справа от «Нумерации».

    Нажимаем на стрелку справа от «Нумерации»

  2. Выберите определение нового формата чисел.

    Выбираем пункт «Определить новый формат номера»

  3. Измените настройки в нужной строке, после чего нажмите «ОК».

    Меняем настройки в нужной строке, после чего нажимаем «ОК»

Важно! Внешний вид номеров (их цвет, шрифт, начертание) можно менять независимо от текста в списке. Для этого нужно нажать на одно из чисел, чтобы выделить все, и выбрать необходимые параметры на панели инструментов.

Как задать нужное начальное значение

Более редкий пример – когда нужно в списке определить новое начальное значение для какого-то из элементов. Например, у нас есть список:

Нужно вместо четвертого элемента поставить 17-й и продолжить счет. Нажимаем на этом номере правой кнопкой мыши и выбираем «Задать начальное значение».

Задаем нужный номер и нажимает Ок. Вот, что у нас получилось:

Таким образом, вы можете создавать маркированные и нумерованные списки любой сложности. Рассмотренные инструменты я отношу к повседневным, очень часто ими пользуюсь. Думаю, и вы тоже будете их использовать регулярно, потому добавьте эту статью в закладки хотя бы на период, пока не добьетесь полного автоматизма в работе со списками!

В следующей статье я расскажу, как в Ворде расположить текст в нескольких колонках. Как показывают вопросы от читателей, мало кто знает, что для этого в программе есть соответствующий инструмент. Потому, не пропустите эту статью. До скорых встреч!

Добавить комментарий Отменить ответ

Создание нумерованного списка в автоматическом режиме

Настройка автоматического режима нумерованного списка аналогична работе с маркированным.

Для ввода числового перечня:

  1. Поставьте курсор в начале строки. Устанавливаем курсор вначале строчки
  2. Установите 1.

    Пишем в строчке цифру 1

  3. Подтвердите действие пробелом.

    После нажатия пробела, цифра 1 автоматически станет началом нумерованного списка

Списки в Ворде, какие они бывают и зачем они нужны

Нумерованный список обозначается в виде чисел и начинается с большой буквы. Например, 1,2,3,4, или римскими цифрами. Что касается многоуровневого списка, он распределяет слова на множество разделов и подкатегорий. Например, Глава 1 подзаголовок 2 и так далее.

Далее, разберём ответ на вопрос, как сделать списки в Ворде. Весь процесс создания списков рассмотрим по порядку.

Многоуровневый список: способы создания

Многоуровневый список позволяет разделить информацию по иерархии, разбить данные по категориям и подкатегориям.

Чтобы начать работу над многоуровневым перечислением, достаточно нажать стрелку справа от кнопки «Многоуровневый список» и выбрать нужный стиль маркеров или нумерации.

Читайте также:  Даже ребенок знает как пользоваться селфи палкой с кнопкой, а вы еще нет?

Щелкаем на стрелку рядом с кнопкой «Многоуровневый список»

В «Библиотеке списков» выбираем подходящий список

Одноуровневый перечень также можно разбить на несколько уровней:

  1. Правой кнопкой мыши выберите маркер или номер пункта, уровень которого нужно сменить.

    Правой кнопкой мыши выбираем маркер или номер пункта, уровень которого нужно сменить

  2. Нажмите стрелку возле кнопки «Маркер» или «Нумерация» в соответствии с типом обозначения. Нажимаем на стрелку справа от «Нумерации»
  3. Нажмите на графу «Изменить уровень списка» и в выпавшем окне выберите новый стиль обозначения.

    Нажимаем на графу «Изменить уровень списка» и в выпавшем окне выбираем новый стиль обозначения

На заметку! Еще один вариант изменения уровня графы в списке – установить курсор в начале текста графы и нажать кнопку «Tab». Чем ниже уровень вам нужен, тем больше раз нужно нажимать данную кнопку. Чтобы вернуть необходимую графу на уровень выше, нажмите кнопку «Backspace».

В уже существующем списке из нескольких категорий легко сменить стиль обозначений:

  1. Щелкните по стрелке возле кнопки «Многоуровневый список».

    Щелкаем по стрелке возле кнопки «Многоуровневый список»

  2. Из выпавшего меню выберите нужный стиль и нажмите на него.

    Выбираем другой стиль, щелкаем по нему

    Текст с новым стилем многоуровневого списка

  3. Если в библиотеке нет подходящего списка, можно создать свой, выбрав графу «Определить новый многоуровневый список». Во всплывшем окне выберите нужное значение для каждой категории.

    Для выбора нового списка нажимаем «Определить новый многоуровневый»

    Во всплывшем окне выбираем нужное значение для каждой категории, нажимаем «ОК»

На заметку! Примечательно, что в одном многоуровневом списке могут присутствовать как символы, так и числа.

Чем различаются схожие команды «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка»? Первая подходит для работы с единичными перечнями или в случаях, когда список точно не будет подвергаться изменениям. Вторая нужна для внесения правок в уже существующий стиль – это может отразиться на многоуровневых списках по всему документу.

Изменение нумерации

Если в готовом нумерованном списке нужно изменить порядковый номер пунктов, используют следующий способ. Сначала следует дважды кликнуть по номеру любого пункта. При этом нумерация будет выделена. Дальше наводится курсор на номер, который необходимо изменить и нажимается правая клавиша мыши. В открывшемся меню выбирают строку «Задать начальное значение» и устанавливается нужный номер.

Обрезка картинок и фотографий в Word – доступные способы и их использование

Начать список сначала

Если нужно начать нумерацию с первого номера, следует дважды кликнуть на нумерацию, потом выбрать пункт, с которого начнется новый отсчет, кликнуть правой клавишей и в появившемся меню выбрать строку «Начать заново с 1».

Продолжить нумерованный список

В тех случаях, когда нужно дополнить список, а он уже встроен в текст, простым нажатием клавиши Enter новая строка может не превратиться в новый элемент. При подобных ситуациях надо напечатать недостающую часть перечня и преобразовать его в нумерованную.

Новый кусок будет иметь вначале пункт номер 1. Чтобы получить продолжение нумерации, следует выделить весь допечатанный кусок, нажать на стрелочку «Нумерованного списка», и внизу появившегося меню нажать на строку «Задать начальное значение». Далее просто указать с какого знака (цифры или буквы) должна начинаться эта часть перечня.

Установка определенного значения номера списка

В некоторых текстах приходится вставлять списки, которые начинаются не с первого, а какого-либо другого номера. Это можно сделать при помощи функции ручной нумерации. Сначала нужно, как и при варианте с продолжением перечня зайти в подпункт «Задать начальное значение». Далее активировать поле «Начать новый» и исправить цифру параметра «Начальное значение».

Как сделать список из готового текста?

Готовый текст при необходимости легко преобразовать в список:

  1. Убедитесь, что все элементы будущего перечня находятся на разных строках.

    Все элементы будущего перечня размещаем в разных строках

  2. Выделите строки с нужной информацией.

    Выделяем строки с нужной информацией

  3. Нажмите кнопку «Маркеры».

    Нажимаем кнопку «Маркеры»

Работа со списком завершается двумя нажатиями кнопки «Enter».

Сортировка списков в Word

Сортировка пунктов списка в алфавитном порядке упрощает задачу поиска нужной графы. Особенно, если список обширный, вроде оглавления или списка использованной литературы в научных материалах.

  1. Выделите все элементы перечня.

    Выделяем все элементы перечня

  2. Нажмите на кнопку «Сортировка» на панели инструментов.

    Нажимаем на кнопку «Сортировка» на панели инструментов

  3. Во всплывшем окне введите параметры сортировки. В зависимости от того, каким образом должен быть представлен алфавит – в прямом или обратном порядке, выберите «по возрастанию» или «по убыванию».

    Во всплывшем окне вводим параметры сортировки, нажимаем «ОК»

    В зависимости от того, каким образом должен быть представлен алфавит, ставим галочку на подходящий вариант «по возрастанию» или «по убыванию»

Как отсортировать список слов

Во-первых, должно быть ясно, что для сортировки компонентов списка Word, мы должны сначала создать элемент этого типа. Для этого мы можем использовать любой из типов, о которых мы говорили ранее, чтобы потом пометить список полностью.

Ну, как только мы пометили его мышь, мы вернемся к разделу «Абзац», но в этом случае мы выбрали кнопку «Порядок». Это представлено буквами A и Z со стрелкой, где мы можем непосредственно щелкнуть. Здесь нет раскрывающихся списков, как и раньше. Но, конечно, нажав на упомянутую кнопку, которую мы обсуждали, мы находим новое окно, которое даст нам возможность настроить порядок использования в отмеченном списке, в зависимости от потребностей каждого случая.

Таким образом, программа предлагает нам возможность сортировка списков отмечены абзацами или названиями с одной стороны. Когда дело доходит до размещения элементов, которые являются его частью, Word предлагает нам упорядочить их по алфавиту, по порядку номеров или по дате. Таким образом, если мы немного хитрые и создаем списки источников в структурированном виде, эта функция позволит нам упорядочить их элементы через несколько секунд. И это то, что правильное использование этих элементов поможет лучше понять наши созданные документы.

8947 02.10.2012 Скачать пример

Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь — преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. То есть, если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Маша», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д. Такой, своего рода, «перевод стрелок» 😉

Возьмем, например, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

Выделим весь список моделей Тойоты (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota. В Excel 2003 и старше — это можно сделать в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define). В Excel 2007 и новее — на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager). Затем повторим то же самое со списками Форд и Ниссан, задав соответственно имена диапазонам Ford и Nissan.

При задании имен помните о том, что имена диапазонов в Excel не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например Ssang Yong), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Ssang_Yong).

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку и откройте меню Данные — Проверка (Data — Validation) или нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data) если у вас Excel 2007 или новее. Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow)  выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (желтые ячейки в нашем примере). После нажатия на ОК первый выпадающий список готов:

Теперь создадим второй выпадающий список, в котором будут отображаться модели выбранной в первом списке марки. Также как в предыдущем случае, откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(F3)

или =INDIRECT(F3)

где F3 — адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

Минусы такого способа:

  • В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав отсортированный список соответствий марка-модель (см. Способ 2).
  • Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_»))
  • Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).

Способ 2. Список соответствий и функции СМЕЩ (OFFSET) и ПОИСКПОЗ (MATCH)

Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

Для создания первичного выпадающего списка можно марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е. 

  • дать имя диапазону D1:D3 (например Марки) с помощью Диспетчера имен (Name Manager) с вкладки Формулы (Formulas) или в старых версиях Excel — через меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
  • выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation)
  • выбрать из выпадающего списка вариант проверки Список (List) и указать в качестве Источника (Source) =Марки или просто выделить ячейки D1:D3 (если они на том же листе, где список).

А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

  • Нажмите Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas). В версиях до 2003 это была команда меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
  • Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:

=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1)

=OFFSET($A$1;MATCH($G$7;$A:$A;0)-1;1;COUNTIF($A:$A;$G$7);1)

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов — не пугайтесь 🙂

Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков:

=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках; размер_диапазона_в_столбцах)

Таким образом:

  • начальная ячейка — берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1
  • сдвиг_вниз — нам считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А)
  • сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В)
  • размер_диапазона_в_строках  — вычисляем с помощью функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений — марок авто (G7)
  • размер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

  • выделяем ячейку G8 
  • выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation) или в меню Данные — Проверка (Data — Validation)
  • из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак равно и имя нашего диапазона, т.е.  =Модели

Вуаля!

 Ссылки по теме

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

  1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
  2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
  3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
  4. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
  5. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
  6. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

  1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
  2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
  3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
  4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий