Как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске? — Информатика

Содержание

Общий доступ и совместная работа

В этом курсе:

Вы можете поделиться книгой с другими пользователями, чтобы одновременно работать над файлом. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

Нажмите кнопку Поделиться.

Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку Применить.

Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.

Добавьте сообщение (необязательно).

Нажмите кнопку Отправить.

Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Excel в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.

В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление, разрешение и отображение примечаний

Добавить примечание: выделите ячейку, к которой нужно добавить примечание, щелкните Рецензирование > Примечания > Новое примечание, введите текст примечания и нажмите клавиши CTRL+Enter.

Читайте также:  Как сделать вкусные куриные котлеты в духовке

В правом верхнем углу ячейки, содержащей примечание, появится небольшой лиловый флажок. Наведите на него указатель мыши, чтобы отобразить текст примечания.

Изменение: выделите примечание и нажмите Рецензирование > Примечания > Изменить примечание.

Удаление: выделите примечание и нажмите Рецензирование> Примечания > Удалить примечание.

Разрешение : выделите примечание, затем щелкните многоточие в правом верхнем углу и нажмите Пометить разрешенным.

Отображение выберите Рецензирование > Примечания> Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

Нажмите значок Чат.

Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Источник

Общий доступ и совместная работа

В этом курсе:

Сохранение книги в OneDrive

Сохраните книгу в OneDrive, чтобы обеспечить доступ к ней на различных устройствах, а также делиться ею и сотрудничать с другими пользователями.

Выберите Файл > Сохранить как.

Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Предоставление доступа к книге

Щелкните на ленте значок Поделиться.

Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.

Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.

Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

Читайте также:  Как сделать в ворде чтобы страницы нумеровались

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

В правом верхнем углу вы увидите, кто еще редактирует файл.

То, где работает каждый из них, — это цветные ячейки. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Совет: Чтобы увидеть и восстановить предыдущую версию, выберите «Файл> и > версий.

Источник

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных

Читайте также:  Как сделать своими руками пороги на машину

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

Открытие книги с совместным доступом

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Источник

Зачастую при работе по локальной сети возникает необходимость в совместном использовании/редактировании несколькими пользователями одного и того же файла без конфликтов и блокировок при запуске документа (таких, как стандартные ошибки «нет доступа или файл уже используется», «файл excel/ word занят другим пользователем» и т.д.)

Реализовать это возможно со всеми продуктами пакета «MS Office» и на настройку не потребуется много времени.

В зависимости от версии офисного пакета, интерфейса и доступный функционал расширяется и становиться более объёмным, однако принцип действий будет незначительно отличаться. В данной статье в качестве примера будет рассмотрен «MS Office 2003 и 2007».

«Файл используется другим пользователем»: как предоставить доступ к файлу всем пользователям сети

Прежде всего, необходимо разместить нужный файл на сетевом ресурсе и включить общий доступ к нему. Для максимального удобства пользователей это должна быть общая сетевая расшаренная папка (поместить её можно в «Общие документы», в свойствах на вкладке «Доступ» отметить пункты «Открыть общий доступ к этой папке» и «Разрешить изменения файлов по сети», после чего нажать «ОК»).

Для начала остановимся на компоненте пакета «MS Office» — «Word»:

  • — откройте нужный документ, перейдите на вкладку «Сервис» и выберите «Общая рабочая область»;
  • — в левой части окна появится окно, в котором необходимо ввести имя «рабочей области» и адрес, где она будет размещена (а именно на узле Windows SharePoint Services);
  • — в верхней части рабочей области находятся кнопки «Состояние», «Члены», «Задачи», «Документы» и «Связи». С помощью данных ссылок можно просмотреть состояние документа, пользователей, работающих с этим документом, поставленные задачи, сторонние документы, входящие в состав рабочей области и т.д.

Файл excel занят другим пользователем: что делать?

Теперь о таком важном компоненте офисного пакета, как электронные таблицы «Excel 2003»:

  • — создание «Общей рабочей области» проходит аналогично предложенной выше инструкции;
  • — но в разделе «Сервис» есть ещё одна очень важная опция под названием «Совместная работа» (он же присутствует и в «Word») — нажмите на данный пункт и выберите «Назначить собрание». Здесь необходимо заполнить поля имя, фамилия, электронная почта и адрес каталога на сервере, где будут храниться данные. С помощью данного функционала (он во многом схож с «Общей рабочей областью») можно так же изменять/редактировать книгу, обсуждать изменения и вносить предложения. По завершению собрания можно отправить копию книги всем участникам — со всеми комментариями и редакциями.

Для версии «Excel 2007» функционал отличается, и для совместной работы с файлом по локальной сети требуется сделать следующее:

Читайте еще:   Как исправить проблему черного экрана при загрузке Windows

— откройте вкладку «Резервирование» далее «Доступ к книге» и установите «птичку» на пункте «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)»;

— сохраните книгу на расшаренном ресурсе.

Совместная работа с файлами по локальной сети очень удобна. Так, среди достоинств можно отметить:

  • — не требуется ждать, пока другой пользователь завершит работу с документом;
  • — можно оперативно (используя примечания) вносить рекомендации и пояснения внесенным изменениям;
  • — можно ограничить доступ определённым пользователям и запретить им вносить изменения;
  • — можно узнать, кто открыл файл по сети и работает с документом.

Но есть и минусы:

  • — при совместной работе доступен не весь функционал программы;
  • — при одновременном изменении пользователями сети одного и того же участка файла может возникнуть конфликт, и изменения останутся за тем, кто внёс их первым.

Рубрики: Windows | локальная сеть Тэги: windows | ошибка

Делиться файлами можно как со своего компьютера, так и через официальный сайт office.com. Важным условием в обоих случаях является хранение документа на облачном сервисе OneDrive. Если вы создавали новый файл непосредственно через браузер, то он автоматически сохранился куда нужно под вашей учетной записью Microsoft, а вот в случае работы на стационарном устройстве необходимо будет сначала выгрузить файл в онлайн.

Доступ через браузер

Как бы вы ни предоставляли доступ на документы, другие пользователи смогут открыть их онлайн, даже если не являются подписчиками платной версии MS Office. Онлайн-версия доступна для всех, правда имеет некоторые ограничения по функционалу.

Зайдите на сайт office.com и авторизуйтесь под своей учетной записью. Система автоматически предложит вам на выбор документы, с которыми вы работали в последнюю очередь, либо же создать новый файл в одной из популярных программ – Word, Excel, PowerPoint, OneNote и другие. Выбрав одно из приложений, вам также будет доступен список файлов соответствующего типа, что хранятся у вас на сервисе OneDrive. Если нужного файла нет в списке, просто перейдите по ссылке снизу «Открыть файлы из OneDrive».

Удивительно, но разработчики онлайн-версии офисного пакета зачем-то по-разному оформили кнопки совместного доступа. Так для документов Word и Excel сама кнопка вроде находится в одном месте, но называется по-разному – «Общий доступ» и «Поделиться» соответственно. А для PowerPoint отдельной кнопки в принципе не предусмотрено – вместо нее предлагается простая ссылка с текстом «Совместно с другими людьми».

image

Впрочем, по нажатию этих разных по оформлению ссылок открывается единое окно для общего доступа. Слева в нем сообщается о том, кому уже предоставлен доступ к файлу, а справа можно ввести электронные адреса новых получателей. По нажатию на ссылку «Получатели могут вносить изменения» можно изменить права редактирования на опцию «Получатели могут только просматривать», а также можно указать, что для работы с файлом необходимо войти в учетную запись Microsoft (хотя это необязательно).

image

Когда адреса получателей введены и указаны соответствующие права, просто нажмите на кнопку «Поделиться». Люди получат уведомления по электронной почте и по ссылке из письма смогут попасть на документ.

Другой способ поделиться файлом – это в том же диалоговом окне в области слева выбрать пункт «Получить ссылку». Благодаря этой возможности нет необходимости указывать каждого получателя отдельно. Ссылку можно отправить в общий чат или разместить в социальной сети или сайте. При создании ссылки также есть возможность указать права для пользователей – на редактирование, либо же только на просмотр документа. Кнопка «Создать ссылку» предоставит вам соответствующий URL-адрес, после чего можно создать еще одну ссылку. Таким образом, можно сформировать одну ссылку для редактирования, другую – для чтения.

Доступ с компьютера

Чтобы поделиться документом, с которым вы работаете на стационарном компьютере, не придется разбираться в различных подходах к оформлению различных программ. Word, Excel, PowerPioint, OneNote – имеют одинаковый интерфейс для этих целей.

Перейдите в меню «Файл» – «Общий доступ». Здесь вас интересует первый пункт «Поделиться», хотя дальше в зависимости от программы могут быть и дополнительные опции, вроде «Отправить по электронной почте», создать «Онлайн-презентацию» и так далее. Для совместной работы нас интересует именно пункт «Поделиться».

Если файл ранее еще не был выгружен в хранилище OneDrive, то вам будет предложено это сделать по кнопке «Сохранить в облаке». Если открылось представление «Сохранить как», то выберите здесь пункт «OneDrive», укажите имя файла и нажмите на кнопку «Сохранить».

После этого в меню «Файл» – «Общий доступ» у вас появится кнопка «Совместно с пользователями». По ее нажатию в приложении появится область для ввода электронных адресов и указания их прав для работы с документом: с возможностью редактирования или без оной. На этой стадии интерфейс у приложений может немного отличаться. В частности, в Word может сначала потребоваться ввести электронный адрес, после чего появится возможность задать права.

Ниже в области для предоставления доступа могут быть ссылки «Отправить как вложение» и «Получить ссылку для совместного доступа». В первом случае человеку на электронную почту будет отправлена копия файла, а во втором – можно будет создать ссылку для онлайн доступа к файлу.

Поделиться:

Доброго времени суток!

Сегодня решил рассмотреть достаточно обычную офисную (и не только…) задачу: допустим, есть несколько документов, к которым нужно открыть доступ всем пользователям, у кого есть заветная ссылка на них (т.е. чтобы они могли зайти со своего ПК/смартфона и подредактировать их).

Это может быть очень удобно для ведения какой-то отчетности, передачи небольших файлов, проверки и корректировки текстов, таблиц и т.д. В общем, там, где требуется чтобы с документом могли поочередно поработать сразу 2-3 чел. (по крайней мере). 😉

Кстати, заранее предупрежу, что, выкладывая документы для общего редактирования — всегда есть риск, что кто-то по ошибке сделает что-то не то. Делайте копии!

Теперь, рассмотрим несколько вариантов решения вопроса. 👌

*

Варианты решения

Способ 1

Если все ваши рабочие компьютеры (с которых нужно будет редактировать документ) находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру) — то общий доступ к папке можно настроить прямо через проводник, кликнув ПКМ по каталогу… (👇)

👉 В помощь!

Как настроить общую папку для локальной сети в Windows — инструкция

Общий доступ для всех!

Разумеется, это не всегда удобно, т.к. доступ к файлам нельзя получить по интернету (к тому же компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен…) Поэтому, на этом варианте я подробно останавливаться не буду…

*

Способ 2 👍

Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Drive. (Google-диск). Так вот, в его арсенале опций есть возможность любую из папок сделать общей — т.е. доступной для просмотра и редактирования документов в ней!

Как это делается:

  • заводим свой диск на сервисе Google (регистрация простая, к тому же у многих уже есть аккаунт…);
  • создаем папку (для этого нужно кликнуть ПКМ в любом свободном месте окна диска…). 👇

Создать папку — Google Drive

После, щелкаем ПКМ по папке и выбираем в меню «Открыть доступ».

Открыть доступ

Затем в настройках безопасности переводим в режим «Доступна пользователям, у кого есть ссылка», тип доступа «Редактор».

Далее скопируйте ссылку и скиньте ее всем, кому нужно будет работать с документами в этой папке. 👇

Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Собственно, даже если у перешедшего по вашей ссылке нет аккаунта на Google Drive — он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена! 👌).

Заходим по ссылке и редактируем

Кстати, если вдруг так получиться, что документ одновременно откроют 2-3 чел. и начнут редактировать его — Google покажет вам это: кто и что редактирует, см. скрин ниже (синхронизация идет прямо в режиме онлайн).

Пользователи видят, кто и что редактирует…

👉 Важно!

Не забывайте о резервных копиях. Когда мы открываем к папке общий доступ для всех по ссылке (даже если для 2-х чел.) — есть риск, что кто-то по ошибке (или по злому умыслу) может удалить (испортить).

Ну и, разумеется, не все документы следует размещать в открытом доступе…

По опыту: обычно, никому нет дела до обычных офисных документов (и многим даже по нужде скучно туда заходить…).

*

Способ 3

В этой заметке нельзя не отметить и др. аналогичные сервисы, например, Яндекс-диск и облако от Mail.ru. 👌

На мой взгляд у них есть один небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать доступными для редактирования для тех, кто не зарегистрирован у них в сервисе (есть опция только просматривать).

В остальном всё очень удобно: также можно поделиться ссылкой и открыть общий доступ для конкретных e-mail адресов. См. пару скринов ниже. 👇

Яндекс-диск — настроить общий доступ

Добавляем e-mail адреса нужных людей

У Mail.ru, кстати, в меню вынесен аж целый раздел «Общий файлы» (в него попадают все файлы и папки, к которым вы открыли доступ). Но опций, конечно, несколько меньше, чем у Google Drive…

Облако от Mail.ru — общие папки

*

Дополнения по теме — приветствуются!

Удачной работы!

👋

RSS  (как читать Rss)

Другие записи:

  • Как отключить автозапуск µTorrent при загрузке Windows 10
  • Как ускорить Google Chrome (для тех, у кого тормозит браузер)
  • Пропал значок Bluetooth на ноутбуке: как его добавить в трей рядом с часами [инструкция]
  • Чистка реестра Windows 7/8/10: оптимизация и удаление ошибок. Сравнение двух копий реестра: старой …
  • Таблицы сочетаний клавиш на клавиатуре: для работы с текстом, ввода спец-символов, горячие клавиши …
  • MAC-адрес: что это и где его узнать. Как клонировать MAC-адрес старой сетевой карты
  • Топ-10 браузеров на 2019 год: новые тренды…
  • Как подключить монитор к ноутбуку [инструкция по шагам]

После завершения окончательной версии вашей книги Excel 2016 вы можете остановить или отключить общий доступ к книге в Excel 2016 , чтобы предотвратить любые нежелательные изменения. Однако перед прекращением совместного использования рабочей книги убедитесь, что все окончательные изменения или дополнения были учтены, поскольку все несохраненные изменения будут потеряны. История изменений также будет удалена. Вот как это сделать.

Сначала скопируйте информацию истории изменений. Для этого выберите параметр «Отслеживать изменения», который отображается под вкладкой «Группа обзора изменений».

image

Затем нажмите кнопку «Выделить изменения». В списке «Когда» выберите «Все» и снимите флажки «Кто и где».

Теперь установите флажок Список изменений на новом листе и нажмите кнопку ОК. Теперь сделайте следующее

Скопируйте историю в другую рабочую книгу. Выберите ячейки, которые вы хотите скопировать, переключитесь на другую рабочую книгу и поместите скопированные данные. После этого в общей книге перейдите на вкладку «Рецензирование» и в группе «Изменения» нажмите «Поделиться книгой».

Снимите флажок «Разрешить внесение изменений более чем одним пользователем одновременно». Это также позволяет установить флажок объединения книг. По какой-то причине, если вы обнаружите, что флажок не отображается, снимите защиту с рабочей книги. Теперь, чтобы удалить общую защиту книги, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Поделиться книгой».

Перейдите на вкладку «Рецензирование», в группе «Изменения» нажмите «Снять защиту с общей книги».

image

Когда будет запрошен пароль, введите пароль и нажмите кнопку ОК.

image

Затем на вкладке «Рецензирование» в группе «Изменения» нажмите «Поделиться книгой».

После этого на вкладке «Редактирование» снимите флажок «Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно». Это также позволяет установить флажок объединения книг. Когда будет запрошено ваше разрешение на внесение изменений в влияние на других пользователей, нажмите Да.

Вот и все!

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий